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【幹事必見】小規模イベントを企画主催してわかった3つのこと(振り返り)

投稿日:2018-10-23 更新日:

【幹事必見】小規模イベントを企画主催してわかった3つのこと(振り返り)

キティ
「楽しいことしよう!」の延長線上でパーティーやイベントを主催することがあるキティ(@tk_www)です。

 

この記事は、2018年の10月に都内で小規模パーティーを企画&主催してみての振り返り記事です。

  • イベントを開いてみたい!
  • イベントの裏側を知りたい
  • 会社や友達間で幹事をよく務めるから参考にしたい
  • 主催者はどんな思いでパーティーを企画しているの?

こんな疑問や悩みにお答えできる記事になっています。

 

僕のイベントに参加していなくてもイメージできるようにわかりやすく書いているので、ぜひ読んでみてくださいね。

イベントと運営の概要

主催したイベントの概要を説明します。

  • テーマ:「あなたの好きが共有できる場所」
  • 裏テーマ:ハロウィン!
  • 日時:2018.10月吉日 18:00~20:00
  • 場所:目黒
  • 会場:エンターテイメント・バー(貸切)
  • 参加人数:38人
  • 年齢層:20代半ば中心~30代
  • 男女比:(男:女=5:3)
  • 参加者の性質:主催者の友人や知人

 

イベントの男女比

イベントの男女比

 

会場は「エンターテイメント・バー」を貸し切った

エンターテイメント・バーとは娯楽コンテンツが充実しているバーのことです。

会場ではこんなことが楽しめます。

  • ダーツ
  • 卓球
  • ボードゲーム
  • TVゲーム
  • 映画鑑賞
  • 音響設備
  • ソファなどのリラックススペース
  • バーカウンター

ただし、イベント中はダーツのみ開放していました。

慣れてきたら娯楽コンテンツを生かして、参加者同士で盛り上がれるといいな~と考えています。

実際に利用したお店の雰囲気や詳細はコチラ→「MY TURN」(食べログ)

 

イベントは4人で企画・主催!課題はあるものの気持ちよく取り組めた

主催者は4人で役割分担して企画しました。

明示的に〇〇係とは名乗っていなかったものの、振り返るとこんな感じでした。

  1. 司会・総括係
  2. 案内・総括係
  3. 受付・会計係
  4. 企画・DJ係

総括(場のまとめ)、設営、買い出し、呼び込み、会場予約、片づけなど、みんなでできることは協力してやっています。

 

また、イベントに向けて3~4回打ち合わせを重ねたのもよかったと実感します。

とにかく、50人規模の会を主催するなら役割分担して複数人でやるのが無難です。

 

課題として、イベントの写真が少なかったこと、ゲームをもっと盛り上げたかったことがあるので

  • カメラ・撮影係
  • ゲーム企画・実行係

は新しく作ってみたいですね。

 

イベント当日のメニューと流れ(悪かった点・よかった点)

次に当日のメニューを振り返ります。

一次会、二次会は予定通り、三次会は予定外での実施になりました。

三次会の出席者が二次会よりも多いという展開に。

  会場 時間 参加者
メイン バー 18:00 ~ 20:00 38名
2次会 イタリアンバー&レストラン 20:30 ~ 22:30 16名程度
3次会 ダーツバー 22:40 ~ 自由解散 20名程度

 

ザックリとよかった点

逆に良かった点も振り返ってみます。

ココがグッド

  • 2時間ポッキリだったのでダラダラすることがなかった
  • 1次会中にで2次会のアナウンスをしたので人が来てくれた
  • 2次会のお店を予約していた
  • 第1弾にしては人が集まった

 

ザックリと反省点

メニューと流れを振り返って、反省・改善点を列挙してみました。

準備・当日の流れ・タイムスケジュールに課題があります。

ココがダメ

  • 設営、フード準備に時間がかかった
  • Open / Startで時間を分けるべきだった
  • 入場後の誘導が甘かった(会場内に人がばらけてしまった)
  • 2次会への誘導がスムーズじゃなかった
  • 2次会の現地調査が甘かった
  • 2次会の計画(ドリンクやメニュー)のツメが甘かった
  • 1次会をメインに寄せて時間を長くするべきだった

こんな具合で、メニューや時間配分、計画・・・とにかくもっと詰められるところがありました。

 

 

イベントを振り返ってわかった3つの大きな課題

さて、本記事のメインコンテンツです。

イベントをしてみての大きな反省点を3つ挙げました。

特に1つ目の「一体感」はなかなか難しい課題で、回を重ねるごとに醸成されていくものかもしれませんね。

 

「一体感が薄かった」ので楽しさにムラのあるイベントだった

お呼びした参加者は主催者の友人・知人でした。

実は、主催者4人の友人関係はほとんど被っていないので、主催者も参加者も知らない人が多い空間でのイベントでした。

 

知らない人が多い空間での課題は「どうやって場に一体感を創り出すか」ということです。

お互い話したくても共通項がわからないので話せないし、盛り上がりに欠けてしまいます。

 

キティ
じゃあ、どうすればいいのか・・?

 

 

 

考えられるアクションは

  • 主催者が積極的に話しかけてつなぐ
  • 音楽やゲームなどのコンテンツを使ってつなぐ
  • 会のテーマを明確にする(共有・共感できるテーマを掲げる)

現実的なのは「会のテーマをピシッと決めること」ですね。

参加者全員の共通点を見出せれば一体感は生まれると自省して結論付けましたが・・・難しい。

 

例えば、サッカー観戦、アニソンDJイベントは一体感が生まれやすいですよね、コンテンツそのものが共感の対象なので、

もしくは、BBQみたいに「全員参加型」のようなイベントはいいんだろうな~・・と考えました。

 

次回は12月のクリスマスシーズンを予定しているので、「予算は1,000円!みんなでプレゼント交換企画」とか楽しいかもしれません。

収拾がつくように工夫が必要そうですが。

 

イベントのテーマとコンテンツ、内容に一貫性がなかった

「一体感を作れなかった」という課題と関連しますが、会のテーマ設定が甘かったなと反省しています。

友人
「あれ?結局このイベントってなんだっけ?」
友人
「普通の飲み会とは違うけど、これならクラブでよくない?」

と思った人も居たんじゃないか、と。

 

「あなたの好きを共有できる場所」というテーマがあったものの、参加者全員がそれを感じたかといえばそうではないという印象。

どちらかというと

  • 「日常の中に非日常を」
  • 「いつもと違ったことをしよう」

というテーマ性が強く、これなら参加者に共感頂けたかもしれない。

最初は重々しく行かずに、ふんわりと軽いテーマのほうが一貫性も持てたし違和感なかったかなと反省。

 

個人的な反省点ーDJに縛られていたので次回は自由に動けるようにする

イベント当日、僕は主にDJを務めていました。

DJはとても楽しいのですが、人と話せなかったり、飲食できなかったり・・と身動きが取れないのは正直ストレスになります。

とはいえ、フロアの音楽が止まればテンション下がること間違いなしだったので、DJエリアから離れられなかったのが大きな課題でした。

 

振り返って、課題を3つ出してみました。

課題① DJが忙しく、会場を回れなかった

影響:参加者、お誘いした人へのあいさつ回りができなかった

解決策:自動再生時間を設ける、2人目のDJを探す

 

課題② みんなで楽しめるキャッチーな音楽をかければよかった

影響:ハウス系のリクエストが多かったものの、J-pop、歌謡曲系でもっと盛り上げられた?!

解決策:どんな客層・雰囲気でも行けるようにトラックをそろえておく

 

課題③ 2・3次会でもっとコミュニケーションすればよかった

影響:つながりを広められなかった

解決策:名刺のような身分が分かるものを作って話のきっかけをつくったり、イベント以降もコミュニケーションできるようにすればよかった

 

 

イベント前にやっておいてよかった3つのこと(持ち物や工夫)

イベント前に準備しておいてよかった持ち物や工夫を3つ紹介します。

 

ドリンクチケットは超絶便利だった

企画中に「ドリンクはチケット制にしようか!お店の集計も楽だしね!」となったんです。

すると、「Amazonで買えばいいじゃん!」と主催の仲間の発言。

マジか!売ってるのか!と驚きました。

男女で色分けして使ったのもナイスでした(^^♪

 

Googleフォームで参加受付したから集計が楽チンだった

こんな具合で、あらかじめGoogleフォームで参加申し込みフォームを作っていました。

名簿作成・・という泥臭い作業をせずに済んだのでかなり良かったです。

 

ドタキャンはあらかじめ想定していた(バッファを見込んで準備しておいた)

申し込み段階では主催者を含め46名の参加表明がありました。

ところが、実際の参加者は38名で、8名のキャンセルが出ました。

 

企画・準備段階で50名呼んでも実際に来るのは40名くらいだろうと申込者数の8割で計算していたので、想定内に収まりました。

結果、大きな損失が出ることもなく成功できたわけです。

 

 

イベントで用意しておくべきだった3つの持ち物

これがあればよかったなあ・・と後悔した持ち物を3つ紹介します。

幹事をやろうと考えているあなたの参考になれますよ。

 

使いまわせるネームプレート

やっぱりどこの誰だか分かるように、最低限ネームプレートは必要でしたね。

用意する予定だったのですが、不手際で準備できず・・。

 

地声でやるには限界がある!司会用のマイク

イベント中に何度かアナウンスする場面がありましたが、そのたび地声だったのでマイクは必須だったなと。

僕が使用しているDJ機器はXLR端子があり、マイクを接続できるので次回は使ってみたいです。

 

テンションがあがること間違いなし!視覚も楽しませるならVJだった?!

VJ(Video Jockey)とは、映像版のDJです。

DJが流す音楽に合わせて、映像をコントロール・演出します。

僕が使用しているDJソフトはSeratoというもので、拡張版を購入するとVJできるようになります。

マジでゲストを楽しませるなら、いつかVJを導入してみたいです。

 

イベントの公式Webサイトがあったら便利(おまけ)

正直ハードルが高いですが・・イベントの公式Webサイトがあればよかったな、と。

格好がつくし、アナウンスにも使えるし、参加者の皆さんへのアフターメッセージも送れるし・・。

回を重ねて経験を積んで本格化してきたら立ち上げてみようと思います。

 

まとめ

小規模イベントを企画主催してわかった3つのことを振り返りながら書いてみました。

最後に主だった課題をピックアップします。

  1. 「一体感が薄かった」ので楽しさにムラのあるイベントだった
  2. イベントのテーマとコンテンツ、内容に一貫性がなかった
  3. 個人的な反省点ーDJに縛られていたので次回は自由に動けるようにする

 

次回はより良いイベントにするためにも、洗い上げた課題はしっかりと解決していきたいと思います。

 

P.S.

シャンパンのような特別なものを買って、より一層パーティー感を演出してもいいかも〜と考え中。

 

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